Moduł NEWSLETTER
Utrzymaj stały kontakt z gośćmi Twojego serwisu internetowego. Pozwól im zostawić namiar na siebie, a potem informuj ich o nowościach i zmianach w Twoim serwisie. Takie możliwości daje Ci moduł Newsletter.Moduł służy do wysyłania listów poprzez pocztę elektroniczną lub SMS do wszystkich osób, które zostawiły w nim swój adres e-mail lub numer telefonu. Potrafi wysłać zarówno prostą wiadomość, jak i rozbudowaną treść z aktywnymi elementami oraz załączonymi plikami.
Odbiorców możesz ponadto podzielić na grupy. Dzięki temu uzyskasz możliwość zautomatyzowanej wysyłki maili nie do wszystkich subskrybentów, a tylko do wybranej grupy.
W module jest możliwość przygotowania harmonogramu wysyłania poczty. Dzięki temu Twój system sam wyśle wiadomość do wybranych odbiorców o dowolnej porze. Pozwoli Ci to zaoszczędzić wiele czasu w kontaktach z Twoimi klientami.
Moduł daje możliwość wysyłania wiadomości poprzez pocztę elektroniczną oraz SMS. Aby jednak skorzystać z tej drugiej metody, należy najpierw zarejestrować się u dostawcy takiej usługi. Dokładny opis znajduje się w części "Komunikacja".
Na Twojej stronie moduł ukaże się w postaci prostego formularza, w którym użytkownik będzie mógł wpisać swój adres e-mail. Podanie adresu nie jest oczywiście równoznaczne z zarejestrowaniem się jako użytkownik serwisu. Twój gość nie dostanie dzięki temu danych do logowania i nie utworzy konta w serwisie.
Możesz oczywiście nie dawać użytkownikom interfejsu do samodzielnej rejestracji, a dodawanie odbiorców prowadzić tylko po stronie panelu administracyjnego. Moduł Newsletter będzie wówczas Twoim narzędziem do komunikacji z klientami, gośćmi, czy nawet grupą Twoich znajomych.
Każdy e-mail wysyłany jest do każdego odbiorcy osobno. Żaden z odbiorców nie ma więc możliwości, aby dowiedzieć się do kogo jeszcze list został wysłany, ani nawet stwierdzić ile osób poza nim taką wiadomość otrzymało.
Po wejściu do edycji modułu możesz dodawać, edytować i usuwać subskrybentów, czyli osoby, które zapisały się do newslettera, a tym samym zadeklarowały chęć otrzymywania od Ciebie listów. Poprzez kliknięcie na zieloną lub czerwoną ikonkę w kolumnie "Zablokowany", możesz szybko wyłączyć wysyłanie newslettera do tego wybranego odbiorcy.
Aby dodać, lub zmienić dane subskrybenta, naciśnij przycisk "Dodaj odbiorcę", lub przejdź do edycji istniejącego. W formularzu będziesz mógł podać kilka danych:
-
NAZWA: Tu możesz podać imię, nick, lub jakąkolwiek nazwę, pod którą odbiorca będzie widoczny dla Ciebie. Ta sama nazwa zostanie wysłana w liście jako adresat listu.
-
ADRES E-MAIL: Adres odbiorcy. To pole jest oczywiście obowiązkowe.
-
DOMYŚLNY JĘZYK: W tym miejscu możesz zdecydować, w jakim języku odbiorca dostanie list. Podczas zapisywania się do newslettera na stronie Twojego serwisu, użytkownik będzie miał przypisany taki język, jaki będzie przez niego używany w momencie rejestracji. Dzięki temu, system automatycznie wyśle mu wiadomość w takim języku, w jakim było mu wygodniej korzystać z Twojej strony.
-
NAZWA KLONU: Tu możesz przypisać odbiorcę do konkretnego klonu w Twoim serwisie. Podczas rejestracji na stronie, zostanie tu przypisana nazwa klonu, na jakiej użytkownik dokonał rejestracji.
- ZABLOKOWANY: Wybranie tej opcji spowoduje, że odbiorca nie otrzyma od Ciebie newslettera. Nie będzie jednak usunięty z serwisu, a dzięki temu będziesz mógł w każdej chwili przywócić mu możliwość odbierania.
System akceptuje różne rodzaje plików tekstowych, gdzie adresy rozdzielane są średnikami, przecinkami lub znakami końca linii. Poza adresami w pliku mogą znajdować się też nazwy (opisy, imiona i nazwiska) adresatów. Te dane również zostaną odczytane, pod warunkiem, że będą znajdować się przed adresem.
Przygotowując plik pamiętaj, aby polskie znaki były zakodowane w formacie utf-8. Jeżeli plik pochodzi bezpośrednio z programu pocztowego i ma inne kodowanie, mogą być problemy z prawidłowym odczytaniem nazw użytkowników.
Obok przycisków dodawania i importu odbiorców, znajduje się także przycisk do edycji grup. Po jego kliknięciu przechodzisz do listy istniejących w module grup.
Aby dodać grupę, naciśnij w górnej części przycisk "Dodaj grupę odbiorców". Będziesz musiał podać nazwę tworzonej grupy.
Aby usunąć grupę, przejdź do jej edycji, a następnie naciśnij przycisk "Usuń".
Po dodaniu co najmniej jednej grupy, lista odbiorców zostanie uzupełniona o dodatkowe elementy. Na górnej listwie pojawi się rozwijana lista służąca do przechodzenia pomiędzy grupami. Pod listą znajdziesz formularz dodawania i usuwania odbiorców z grup.
Aby dodać odbiorców do grupy, zaznacz ich dowolną ilość, a następnie pod listą wybierz z rozwijanego menu nazwę grupy, do której chcesz ich dodać. Następnie naciśnij przycisk ( + ) po prawej stronie.
Do grupy możesz dodać dowolną liczbę odbiorców. Każdy odbiorca może być ponadto członkiem dowolnej ilości grup. Żaden z odbiorców nie dowie się, że został dopisany do jakiejkolwiek grupy. Całość przydziału do grup tworzona jest w panelu administracyjnym tylko na Twój użytek.
Aby usunąć odbiorcę z grupy, przejdź do listy członków tej grupy używając rozwijanej listy znajdującej się na górnej listwie. Zaznacz odbiorcę, którego chcesz usunąć z grupy, a następnie pod listą, obok napisu "Usuń zaznaczonych odbiorców z grupy", naciśnij przycisk ( > ). Usunięcie odbiorcy z grupy nie oznacza oczywiście usunięcia go w ogóle. Pozwala jedynie wyłączyć go z listy subskrybentów podczas wysyłania listu do danej grupy.
Na górnej listwie znajduje się przycisk "Edytuj newslettery". Pozwala on przejść do części, w której przygotowujesz i wysyłasz listy do odbiorców.
List musisz przygotować we wszystkich językach, jakich używasz w swoim serwisie. Wybór języka, w jakim odbiorca otrzyma list, następuje na podstawie danych uzyskanych podczas rejestracji.
Aby dodać newsletter, kliknij w górnej części przycisk "Dodaj newsletter". Ukaże Ci się formularz dodawania listu. Taki sam formularz uzyskasz podczas edycji istniejącego listu. Możesz w nim podać kilka danych:
-
NAZWA KLONU: Tu możesz zawęzić wysyłanie listu tylko do użytkowników, którzy zarejestrowali się na danym klonie serwisu.
-
TYTUŁ: Tytuł wiadomości e-mail. To pole jest obowiązkowe.
-
TREŚĆ LISTU: Tu wpisz treść wiadomości, jaką chcesz wysłać do swoich subskrybentów. W przypadku wiadomości e-mail będziesz miał edytor służący do sformatowania pisanej treści. Dla wiadomości SMS pojawi się proste pole do wpisania tekstu wiadomości. Pod tym polem będzie widoczny licznik znaków. Pamiętaj, że jedna wiadomość SMS może mieć do 160 znaków. Staraj się nie używać polskiej czcionki, gdyż spowoduje to znaczne zwiększenie objętości wiadomości SMS, a tym samym może narazić Cię na powiększone koszty jej wysłania.
- ZAŁĄCZNIKI: W tym miejscu możesz dodawać i usuwać pliki, które zostaną dołączone do wysyłanej wiadomości e-mail. Aby dodać załącznik, wybierz plik ze swojego komputera w odpowiednim polu, a następnie naciśnij przycisk "Zapisz". Za każdym razem możesz dodać jeden załącznik. Zwróć jednak uwagę, aby pliki nie były zbyt duże. Bardzo ciężkie i obszerne e-maile nie są mile widziane wśród internautów. Przy każdym pliku masz podaną jego wielkość wyrażoną w bajtach. Zalecana wielkość wszystkich załaczników nie powinna przekraczać kilkuset kB.
Aby usunąć newsletter, przejdź do do jego edycji, a następnie pod spodem naciśnij przycisk "usuń". Czynność ta będzie wymagała potwierdzenia.
Na liście newsletterów, przy każdym z nich jest po prawej stronie ikonka służąca do wysłania listu do odbiorców.
Po jej naciśnięciu zobaczysz treść listu, jaki zostanie wysłany do subskrybentów, a pod spodem przycisk do potwierdzenia chęci wysłania newslettera.
Po potwierdzeniu chęci, zostaniesz przeniesiony na stronę, na której nastąpi wysyłanie listów. Proces wysyłania jest podzielony na etapy. O wszystkim będzie informował pasek postępu, a o zakończeniu zostaniesz powiadomiony. Nie przerywaj procesu wysyłania, nawet, jak wskaźnik zatrzyma się na dłuższą chwilę.
O wszystkich problemach system będzie informował Cię na bieżąco. Uzyskasz też listę wszystkich adresów, na które nie udało się wysłać newslettera.
Harmonogram to mechanizm umożliwiający zaprogramowanie wysyłania korespondencji o dowolnej porze. Aby skorzystać z tego mechanizmu, musisz zadbać, aby Twój serwer co jakiś czas uruchomił specjalny program do automatycznego wysyłania. Do tego celu należy dodać zadanie do listy zadań cyklicznych CRON. Szczegóły znajdziesz w części zaawansowanej tej instrukcji.
Skrypt ten należy uruchomić w określonych odstępach czasu (np. co 1 lub kilka godzin, jednak nie rzadziej, niż co 24 godziny) w zależności od przewidywanego obciążenia tego mechanizmu. Mechanizm przy każdym uruchomieniu wyśle listy, które zostały zaprogramowane w czasie od ostatniego uruchomienia do momentu ponownego włączenia. Wysyłanie będzie więc następowało zawsze z pewnym opóźnieniem.
Brak lub błędne działanie mechanizmu CRON będzie sygnalizowane komunikatem widocznym po wejściu do zakładki "Harmonogram".
Aby dodać zadanie do harmonogramu, możesz klinąć ikonę "Harmonogram" na liście odbiorców, grup lub newsletterów. Możesz też w zakładce "Harmonogram" nacisnąć przycisk "Dodaj zadanie".
W formularzu dodawania należy podać kilka parametrów:
-
NEWSLETTER: Tu wybierz który list ma być wysłany do odbiorców
-
ODBIORCY: W tym miejscu możesz wybrać, czy list ma być wysłany do jednego odbiorcy czy do grupy odbiorców. Zaznacz odpowiednie pole wyboru, a następnie wybierz z listy odpowiednią wartość.
-
DATA: Podaj date i godzinę wysłania. Pamiętaj, że list zostanie wysłany zawsze po tym czasie, przy najbliższym uruchomieniu mechanizmu poprzez CRON.
- POWTÓRZ CO: W tym miejscu możesz określić czy wysyłanie ma mieć charakter jednorazowy czy ma być powtórzone co określony okres czasu. Nie musisz wypełniać tego pola. Jeżeli pozostawisz je puste, list zostanie wysłany tylko jeden raz.
Zadania w kalendarzu będą pokazywały się w kilku kolorach, które oznaczają:
- zielony: zadanie czeka na wykonanie
- szary: listy zostały wysłane prawidłowo
- czerwony: zadanie zostało uruchomione, ale z jakiegoś powodu nie udało się wysłać korespondencji
Konfiguracja instancji modułu zawiera kilka opcji możliwych do wyboru:
-
WYSYŁAJ WIADOMOŚCI: Tu możesz wybrać, czy wiadomości dla klientów mają mieć postać e-maili, SMSów, czy też chcesz skorzystać z obu możliwości jednocześnie.
-
WYMAGAJ PODPISU PRZY ADRESIE: Wybranie tej opcji spowoduje, że Twój gość podczas rejestracji będzie musiał podać swoje imię (nazwę lub nick) poza adresem e-mail. Pole to będzie dla niego obowiązkowe.
-
WYŚLIJ TAKŻE TO UŻYTKOWNIKÓW SERWISU: Ta opcja spowoduje, że newsletter, poza listą swoich subskrybentów, zostanie wysłany także to zarejestrowanych użytkowników Twojego serwisu. W tym procesie zostanie oczywiście uwzględniony wybór klonu. List do zarejestrowanych użytkowników zostanie wysłany w takim języku, jakiego Ty użyjesz w momencie jego wysyłania.
-
UŻYJ KODÓW CAPTCHA DO WERYFIKACJI: Ta opcja umożliwia wstawienie kodu do przepisania z obrazka przy rejestracji. Pozwoli to na zabezpieczenie Twojego serwisu przed rejestracją przez automaty i roboty spamujące.
- WYŚLIJ WIADOMOŚĆ POWITALNĄ: Włączenie tej opcji spowoduje, że do rejestrującego się na stronie użytkownika zostanie wysłany e-mail z wiadomością potwierdzającą zapisanie się do newslettera. Treść tej wiadomości ustala się w szablonach e-mail.